Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Polaris Boekhouding & Coördinatie 
KvK‑nummer: 99362570 
E‑mail: info@polarisboekhouding.nl 

Polaris Boekhouding & Coördinatie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. 

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt en die noodzakelijk zijn voor onze boekhoudkundige en administratieve dienstverlening. Dit betreft onder andere: 

• Naam, adres, woonplaats 

• Telefoonnummer en e-mailadres 

• KvK‑nummer en btw‑nummer 

• Bankgegevens 

• Financiële en administratieve gegevens (zoals facturen, bonnetjes, inkomsten en uitgaven) 

• Overige gegevens die nodig zijn voor fiscale of administratieve verplichtingen 

Daarnaast verwerken wij gegevens die nodig zijn voor het verzorgen van aangiften inkomstenbelasting, zoals jaaropgaven, inkomensgegevens, fiscale documenten en het Burgerservicenummer (BSN). 

 

3. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor: 

• Het uitvoeren van boekhoudkundige en administratieve diensten 

• Het opstellen en indienen van btw‑ en belastingaangiften 

• Het opstellen van financiële rapportages en overzichten 

• Communicatie met klanten 

• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de fiscale bewaarplicht). 

 

4. Rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit is toegestaan op basis van de AVG: 

• Uitvoering van een overeenkomst 

• Wettelijke verplichtingen (zoals fiscale regels) 

• Gerechtvaardigd belang, zoals interne administratie en communicatie 

 

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de genoemde doeleinden, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren. 

Voor administratieve en fiscale gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van minimaal 7 jaar. 

 

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit kan bijvoorbeeld zijn met: 

• De Belastingdienst 

• Boekhoud- of administratiesoftware 

• Externe adviseurs (zoals accountants) 

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst. 

 

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Onder andere: 

• Beveiligde systemen en versleutelde verbindingen (SSL) 

• Sterk wachtwoordbeleid en tweefactorauthenticatie 

• Regelmatige back-ups 

• Beperkte toegang tot gegevens (need‑to‑know basis) 

• Zorgvuldige omgang met fysieke en digitale documenten.

 

8. Rechten van betrokkenen

U heeft het recht om: 

• Uw persoonsgegevens in te zien 

• Uw persoonsgegevens te laten corrigeren 

• Uw gegevens te laten verwijderen (voor zover wettelijk toegestaan) 

• De verwerking te beperken 

• Bezwaar te maken tegen de verwerking 

• Uw gegevens over te laten dragen (dataportabiliteit) 

U kunt uw verzoek indienen via info@polarisboekhouding.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn. 

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

 

9. Cookies

Onze website maakt uitsluitend gebruik van functionele en technisch noodzakelijke cookies, bijvoorbeeld voor het correct functioneren van het contactformulier. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens en worden niet gebruikt voor marketing- of trackingdoeleinden. 

Indien in de toekomst andere cookies worden gebruikt, informeren wij u hierover via een cookiebanner en een cookieverklaring. 

 

10. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.